KI Voice Agents in der Praxis
So wird aus einem Anruf ein erledigter Vorgang
Ein guter Telefonassistent nimmt nicht nur ab. Er erkennt das Anliegen, führt durch den freigegebenen Prozess, dokumentiert das Ergebnis und übergibt nur dann an einen Menschen, wenn dies ausdrücklich gewünscht wird oder eine sichere Bearbeitung nicht möglich ist. Die folgenden Beispiele zeigen, wie solche Abläufe in Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapie, Apotheken, Kanzleien und Steuerberatungen aussehen können.
Patientenanrufe strukturiert bearbeiten
Der Voice Agent nimmt jeden eingehenden Anruf an, erkennt Termin-, Rezept- oder Rückrufwünsche und führt den freigegebenen Ablauf aus — auch bei hohem Anrufaufkommen.
- →Termin vereinbaren oder verschieben
- →Rezept- oder Verordnungswunsch erfassen
- →Öffnungszeiten, Anfahrt und organisatorische Fragen beantworten
Mandantenanfragen richtig einordnen
Der Voice Agent unterscheidet neue Anfragen von bestehenden Mandaten, erfasst die notwendigen Kontaktdaten und übergibt einen strukturierten Vorgang an die zuständige Stelle.
- →Neue Anfrage nach Rechtsgebiet einordnen
- →Bestehendes Mandat anhand eines Aktenzeichens zuordnen
- →Termin- oder Rückrufwunsch dokumentieren
Frist-, Unterlagen- und Terminanfragen bündeln
Der Voice Agent nimmt eingehende Anfragen strukturiert auf, beantwortet freigegebene organisatorische Fragen und erstellt einen vollständigen Vorgang für das Kanzleiteam.
- →Status fehlender Unterlagen klären
- →Termin oder Rückruf koordinieren
- →Lohnverrechnungs- oder Fristanfrage richtig zuordnen
Anrufe annehmen, während Sie behandeln
Der Voice Agent nimmt Terminwünsche, Absagen und Rückrufbitten auf und gibt dem Praxisteam einen vollständigen Vorgang statt einer Telefonnotiz.
- →Termin vereinbaren, absagen oder verschieben
- →Rückrufbitte mit Anliegen erfassen
- →Öffnungszeiten und Anfahrt beantworten
Termine entgegennehmen, während Sie therapieren
Der Voice Agent erfasst Buchungen, Absagen und Verordnungsdaten und übergibt sie strukturiert an das Team.
- →Terminwunsch aufnehmen oder Absage erfassen
- →Angaben zur Verordnung dokumentieren
- →Organisatorische Fragen beantworten
Das Telefon entlasten, die Beratung bleibt bei Ihnen
Der Voice Agent nimmt Vormerkungen und Abholwünsche auf und beantwortet freigegebene organisatorische Fragen. Pharmazeutische Fragen gehen an das Apothekenteam.
- →Vormerk- und Abholwunsch erfassen
- →Öffnungs- und Dienstzeiten, Botendienst beantworten
- →Pharmazeutische Anliegen als Rückruf übergeben
Nicht nur ein Voice Agent — eine betreute Kommunikationslösung
my Tweak verbindet sichere Internetanbindung, Firewall, SIP-Trunk, Vodia oder Wildix Cloud-PBX, Microsoft- und Groupware-Dienste sowie den Voice Agent zu einem abgestimmten Gesamtsystem. Welche Systeme tatsächlich angebunden werden und welche Daten verarbeitet werden dürfen, wird vor der Umsetzung gemeinsam festgelegt.
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