Exemplarischer Ablauf für Steuerberatungskanzleien
Weniger Telefonunterbrechungen in arbeitsintensiven Phasen
Rund um Abgaben, Lohnverrechnung und Jahresabschlüsse steigt das Anrufaufkommen genau dann, wenn das Team konzentriert arbeiten muss. Der Voice Agent nimmt eingehende Anliegen auf, beantwortet freigegebene organisatorische Fragen und erstellt einen klar zugeordneten Vorgang.
Klare Grenze: Der Voice Agent gibt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Auskunft.
Ausgangssituation
- →Mandant:innen fragen nach fehlenden Unterlagen, Fristen, Terminen und Bearbeitungsständen.
- →Rückrufnotizen enthalten nicht immer Mandantennummer, Zeitraum oder betroffenen Vorgang.
- →Lohnverrechnungs- und Fristanliegen müssen rasch dem richtigen Team zugeordnet werden.
Exemplarischer Ablauf
Vom Anruf zum dokumentierten Vorgang
Vom Anruf zum vollständigen Kanzleivorgang
Eingehender Prozess — keine unpassende Behauptung proaktiver Erinnerungsanrufe. Für Details Schritt antippen oder darüberfahren.
Übergabe an Mensch: auf ausdrücklichen Wunsch oder sobald eine steuerliche Bewertung beziehungsweise sichere Zuordnung erforderlich wäre.
* Optionale Anbindung nur bei vorhandener, technisch geprüfter und freigegebener Schnittstelle.
- Eingehender Anruf: Zentrale Kanzleirufnummer
- Anliegen kategorisieren: Mandant und Zeitraum nach definierten Regeln erfassen
- Unterlagen: Status erfassen oder sicheren Uploadweg übermitteln*
- Lohn / Frist: Zeitraum und Rückruffrist aufnehmen, Team priorisiert informieren
- Termin / Rückruf: Anlass und Zuständigkeit klären, Vorgang einplanen
- Vorgang angelegt: Kategorie, Priorität, Zusammenfassung, nächster Schritt
- Menschliche Übergabe: auf ausdrücklichen Wunsch oder sobald eine steuerliche Bewertung beziehungsweise sichere Zuordnung erforderlich wäre.
Nutzen
Vollständige Vorgänge statt unklarer Telefonnotizen
Wiederkehrende Fragen werden nach einem einheitlichen Schema aufgenommen. Das Team erkennt schneller, welcher Mandant, welcher Zeitraum und welcher Prozess betroffen ist, und kann Rückrufe gezielter einplanen.
Messbare Projektziele
- ✓Vollständigkeit der Rückruf- und Unterlagenvorgänge
- ✓Anteil korrekt zugeordneter Anfragen
- ✓Zeitaufwand für telefonische Terminabstimmung
- ✓Zahl wiederholter Anrufe zum selben Status
- ✓Übergabequote und Gründe für nicht automatisierte Anliegen
Weitere Branchen
Wie sieht der Ablauf in anderen Branchen aus?
Patientenanrufe strukturiert bearbeiten
Termin-, Rezept- und Rückrufwünsche aufnehmen, ohne dass der Empfang jeden Anruf selbst annehmen muss.
Ablauf ansehen →RechtsanwaltskanzleienMandantenanfragen richtig einordnen
Neue Anfragen von bestehenden Mandaten unterscheiden und strukturiert an die zuständige Stelle übergeben.
Ablauf ansehen →ZahnarztpraxenAnrufe annehmen, während Sie behandeln
Terminwünsche, Absagen und Rückrufbitten vollständig aufnehmen, ohne den Behandlungsablauf zu unterbrechen.
Ablauf ansehen →Den Mandantenservice an Ihre Kanzlei anpassen
Wir erfassen die häufigsten Anrufgründe und entwickeln daraus einen freigegebenen Ablauf – inklusive PBX, Voice Agent, sicherer Anbindung und persönlicher Betreuung.
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