Exemplarischer Ablauf für Physiotherapie-Praxen
Termine entgegennehmen, während Sie behandeln
Wer behandelt, kann nicht ans Telefon gehen. Ein passend eingerichteter Voice Agent nimmt Anrufe sofort an, erfasst Terminwünsche, Absagen und Verordnungsdaten und gibt dem Team einen klar strukturierten Vorgang zurück.
Klare Grenze: Der Voice Agent gibt keine Therapie- oder Behandlungsempfehlung und ersetzt kein fachliches Gespräch.
Ausgangssituation
- →Therapeut:innen sind in Behandlungszeiten kaum telefonisch erreichbar, Anrufe werden zu Zeiten nachgeholt, in denen Patient:innen nicht mehr abheben.
- →Kurzfristige Absagen und Terminverschiebungen werden nicht rechtzeitig bekannt, freie Slots bleiben leer.
- →Daten zu Verordnung oder Zuweisung werden am Telefon unvollständig aufgenommen.
Exemplarischer Ablauf
Vom Anruf zum dokumentierten Vorgang
Vom Anruf zum Praxisvorgang
Vereinfachtes Beispiel — die konkrete Logik wird gemeinsam freigegeben. Für Details Schritt antippen oder darüberfahren.
Übergabe an Mensch: auf ausdrücklichen Wunsch, bei fachlichen Fragen oder wenn das Anliegen nicht sicher zugeordnet werden kann.
* Optionale Anbindung nur bei vorhandener, technisch geprüfter und freigegebener Schnittstelle.
- Eingehender Anruf: Bestehende Praxisrufnummer, auch während der Behandlungszeiten
- Anliegen erkennen: Transparente Begrüßung als automatischer Assistent, gezielte Rückfragen
- Termin: Terminwunsch aufnehmen, Absage oder Verschiebung erfassen, Bestätigung auslösen
- Verordnung: Name, Geburtsdatum und Angaben zur Verordnung bzw. Zuweisung erfassen und weitergeben
- Praxisinfo: Nur freigegebene organisatorische Auskunft: Öffnungszeiten, Anfahrt, mitzubringende Unterlagen
- Vorgang dokumentiert: Zusammenfassung und nächster Schritt für das Team
- Menschliche Übergabe: auf ausdrücklichen Wunsch, bei fachlichen Fragen oder wenn das Anliegen nicht sicher zugeordnet werden kann.
Nutzen
Behandlung ohne Telefonunterbrechung
Anrufe werden sofort angenommen und einheitlich aufgenommen. Absagen kommen früher an, Terminwünsche und Verordnungsdaten liegen vollständig vor, und das Team ruft gezielt zurück statt Anrufe zu sammeln.
Messbare Projektziele
- ✓Anteil sofort angenommener Anrufe
- ✓Zahl verpasster Anrufe und Mehrfachanrufe
- ✓Vollständigkeit der aufgenommenen Termin- und Verordnungsdaten
- ✓Zeit zwischen Absage und Neuvergabe des Termins
- ✓Übergabequote und Gründe für Übergaben
Weitere Branchen
Wie sieht der Ablauf in anderen Branchen aus?
Patientenanrufe strukturiert bearbeiten
Termin-, Rezept- und Rückrufwünsche aufnehmen, ohne dass der Empfang jeden Anruf selbst annehmen muss.
Ablauf ansehen →ZahnarztpraxenAnrufe annehmen, während Sie behandeln
Terminwünsche, Absagen und Rückrufbitten vollständig aufnehmen, ohne den Behandlungsablauf zu unterbrechen.
Ablauf ansehen →ApothekenDas Telefon entlasten, die Beratung bleibt bei Ihnen
Vormerkungen, Abholwünsche und organisatorische Fragen aufnehmen — pharmazeutische Fragen gehen an das Team.
Ablauf ansehen →Wie würde der Ablauf in Ihrer Praxis aussehen?
Wir prüfen Rufnummern, Telefonanlage, typische Anliegen und vorhandene Systeme und entwickeln daraus einen realistischen Pilotprozess.
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