Exemplarischer Ablauf für Rechtsanwaltskanzleien
Jede Mandantenanfrage erreicht den richtigen Prozess
Eine allgemeine Kanzleirufnummer bündelt neue Anfragen, Rückfragen zu bestehenden Mandaten und Terminwünsche. Der Voice Agent nimmt die relevanten Informationen strukturiert auf, ohne rechtliche Einschätzungen oder Zusagen zur Mandatsübernahme zu geben.
Klare Grenze: Der Voice Agent erteilt keine Rechtsberatung und bestätigt keine Mandatsannahme.
Ausgangssituation
- →Bei neuen Anfragen fehlen häufig Rechtsgebiet, Gegenpartei, Fristbezug oder vollständige Kontaktdaten.
- →Bestehende Mandant:innen erreichen nicht immer sofort die zuständige Person.
- →Assistenz und Jurist:innen investieren Zeit in wiederkehrende Vorqualifizierung und Terminabstimmung.
Exemplarischer Ablauf
Vom Anruf zum dokumentierten Vorgang
Vom Anruf zur zugeordneten Mandantenanfrage
Der Agent strukturiert — die juristische Entscheidung bleibt in der Kanzlei. Für Details Schritt antippen oder darüberfahren.
Übergabe an Mensch: auf ausdrücklichen Wunsch oder wenn Zuordnung und regelkonforme Aufnahme nicht sicher möglich sind.
* Optionale Anbindung nur bei vorhandener, technisch geprüfter und freigegebener Schnittstelle.
- Eingehender Anruf: Zentrale Kanzleirufnummer
- Neu oder bestehend?: Transparente Begrüßung, Datenschutzhinweis und Zuordnung
- Neue Anfrage: Rechtsgebiet, Kontakt, Gegenpartei und Fristbezug aufnehmen
- Mandat vorhanden: Aktenzeichen erfassen, zuständigem Team zuordnen
- Organisation: Freigegebene Information, Termin oder Rückruf koordinieren
- Kontext übergeben: Strukturierte Notiz statt erneuter vollständiger Schilderung
- Menschliche Übergabe: auf ausdrücklichen Wunsch oder wenn Zuordnung und regelkonforme Aufnahme nicht sicher möglich sind.
Nutzen
Besser vorbereitet, ohne vorschnelle Zusagen
Die Kanzlei erhält vollständigere Erstanfragen, bestehende Mandate werden schneller zugeordnet und organisatorische Fragen blockieren seltener die persönliche Beratung. Zuständigkeit, Datenschutz und Mandatsannahme bleiben unter Kontrolle der Kanzlei.
Messbare Projektziele
- ✓Vollständigkeit der aufgenommenen Erstanfragen
- ✓Zeit bis zur internen Zuordnung
- ✓Anteil direkt beantworteter organisatorischer Fragen
- ✓Zahl wiederholter Rückfragen nach fehlenden Daten
- ✓Übergabequote und nicht zuordenbare Anliegen
Weitere Branchen
Wie sieht der Ablauf in anderen Branchen aus?
Patientenanrufe strukturiert bearbeiten
Termin-, Rezept- und Rückrufwünsche aufnehmen, ohne dass der Empfang jeden Anruf selbst annehmen muss.
Ablauf ansehen →SteuerberatungFrist-, Unterlagen- und Terminanfragen bündeln
Anfragen vollständig aufnehmen und als fertigen Vorgang an das Kanzleiteam übergeben.
Ablauf ansehen →ZahnarztpraxenAnrufe annehmen, während Sie behandeln
Terminwünsche, Absagen und Rückrufbitten vollständig aufnehmen, ohne den Behandlungsablauf zu unterbrechen.
Ablauf ansehen →Welche Angaben braucht Ihre Kanzlei wirklich?
Gemeinsam definieren wir Gesprächslogik, Pflichtfelder, Terminarten, Übergaberegeln und die mögliche Anbindung an vorhandene Systeme.
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